Microsoft Word: 10 Trik & Fitur Tersembunyi

Microsoft Word sejauh ini merupakan pengolah kata yang paling banyak digunakan, tetapi itu tidak sempurna. Beberapa masalah membuat kehidupan kantor sehari-hari menjadi lebih sulit, beberapa fungsi tetap belum ditemukan.

Temukan elemen, karakter khusus, dan format

Masalah: Fungsi pencarian kata hanya menemukan teks. Bagaimana elemen seperti tabel, grafik, catatan kaki, dan bahkan pemformatan dapat dilacak?

Solusi: Ini semua agak tersembunyi di dialog pencarian Word. Untuk melakukannya, pertama-tama panggil kolom input pencarian dengan Ctrl-F. Kemudian klik ikon kaca pembesar. Di sini Anda sudah akan menemukan fungsi yang dapat Anda telusuri dalam grafik, tabel, komentar, rumus, atau catatan kaki. Lebih dalam lagi dengan “Pencarian Lanjutan…” lalu “Perluas >>”.

Anda dapat mencari font atau templat format di bawah “Format”, misalnya, dan untuk tanda paragraf dan spasi di bawah “Format khusus”. Banyak elemen juga bisa dimasukkan sebagai placeholder di kolom pencarian. Beginilah cara ” p” mencari paragraf. Word 2021 dan Microsoft 365 terbaru juga memiliki bidang pencarian di atas ribbon.

Piktogram: Emoji seperti di Whatsapp

Word memiliki kumpulan piktogram, gambar kecil, dan simbol yang kaya. Untuk membuat pilihan, Anda dapat menelusuri kategori atau mencari konten secara khusus. Gambar: I.D.G

Masalah: Sejumlah besar emoji, ikon, dan simbol tersedia di aplikasi seperti Whatsapp. Apakah Word menawarkan sesuatu yang serupa?

Solusi: Word dari versi 2019 menyebut elemen ini sebagai piktogram. Dengan demikian, gambar kecil terletak di ribbon di bawah “Sisipkan -› Piktogram”.

Di sini Anda dapat melihat ratusan gambar kecil, yang juga dapat dicari menggunakan kolom pencarian. Palet berkisar dari analisis hingga rumah, dengan smiley terletak di bagian “Wajah”. Pintasan keyboard Windows. mengungkapkan perpustakaan emoji kecil tambahan.

Buat watermark Anda sendiri

Watermark adalah cara yang baik untuk melindungi dokumen dari penyalinan yang tidak sah dan memperjelas siapa pemilik dokumen tersebut.

Masalah: Tanda air adalah metode umum untuk membuat dokumen menjadi jelas siapa pemilik hak ciptanya atau untuk mencegah penggunaan salinan yang tidak sah. Bisakah Word melakukan itu juga?

Solusi: Microsoft telah menyembunyikan sedikit fungsi untuk memasukkan tanda air di pengolah kata: Anda bisa menemukannya di bilah menu di bawah “Desain” di paling kanan. Di sini menu watermark menawarkan beberapa watermark pra-desain seperti “Rahasia” atau “Jangan Salin”.

Untuk menggunakan desain Anda sendiri, klik “Watermark Khusus…” dan tambahkan logo atau teks yang Anda inginkan.

Templat dan desain: Alat bantu tata letak terintegrasi

Masalah: Dengan teks biasa, Anda baru saja mulai mengetik, tetapi jika menyangkut tata letak canggih seperti kalender, undangan, atau CV, mendesain dengan Word dengan cepat menjadi membosankan. Tidak bisakah Anda mendapatkan bantuan sehingga Anda tidak harus memulai dari awal setiap saat?

Solusi: Word membantu dalam dua tingkat. Pertama, saat Anda mulai membuat dokumen baru, Anda dapat memilih dari berbagai templat yang tersedia seperti kop surat, sertifikat, atau brosur, selain dari “Dokumen kosong”. Jika Anda tidak menemukan yang sesuai, cukup masukkan kata kunci di kolom pencarian, contohnya “kalender”, dan Anda akan melihat banyak templat online yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pekerjaan Anda sendiri.

Tingkat kedua adalah tentang penampilan dokumen. Anda bisa menyesuaikan tampilannya di bawah “Desain” dalam menu “Tema”. Microsoft telah mengelompokkan font, warna, dan ukuran font yang cocok di sini. Ketika Anda mengarahkan kursor ke berbagai desain, Anda akan melihat pratinjau dokumen Anda sebelum Anda memilihnya dengan mengkliknya.

Microsoft 365: Menempelkan konten teks tanpa pemformatan

Masalah: Alih-alih menempelkan teks dalam font dan memformat dokumen target, Word bersikeras untuk menyalin teks dalam format sumber, yang seringkali merusak tata letak dan memerlukan koreksi yang mahal. Apakah ada cara untuk menyisipkan teks tanpa mengadopsi pemformatannya?

Solusi: Windows sebenarnya sudah lama mengetahui solusi untuk masalah ini: kombinasi tombol Ctrl-Shift-V menyalin informasi teks murni di banyak program. Tetapi paket Microsoft Office untuk semua hal tidak dapat melakukan itu. Sebaliknya, pengguna selanjutnya harus menghapus pemformatan dari teks yang disisipkan dengan Ctrl-V pada langkah kedua.

Untuk pengguna Microsoft 365 – diformulasikan dengan tepat oleh Word dari versi 16.0.15831.20174 – Microsoft kini juga menawarkan kombinasi tombol Ctrl-Shift-V untuk Word agar bisa menyisipkan teks dengan mudah tidak perlu memformat sumbernya. Anda bisa mengetahui nomor versi di bawah “File –› Account”.

Lindungi dokumen dengan password

Masalah: Siapa pun yang mengirim dokumen pribadi atau rahasia melalui email, misalnya, harus melindunginya dari pengintaian dengan kata sandi. Bagaimana cara kerjanya?

Solusi: Dalam kasus dokumen bisnis rahasia atau dokumen pribadi dengan informasi pribadi, masuk akal untuk melindungi konten dokumen Word dengan kata sandi. Ini membuat file tidak berharga bagi orang asing, karena file tidak dapat dibaca, diubah, atau dicetak tanpa memasukkan kata sandi yang benar.

Untuk memberikan perlindungan kata sandi pada dokumen, buka menu “File,” lalu pilih “Informasi” dan “Lindungi dokumen,” kemudian klik “Enkripsikan dengan kata sandi.” Di sini, masukkan kata sandi dua kali dan simpan dokumen untuk mengaktifkan perlindungan. Anda juga dapat menggunakan enkripsi ini di program alternatif seperti Libre Office.

Jika Anda ingin menghapus perlindungan kata sandi, kembali ke opsi “Enkripsi dengan kata sandi,” lalu hapus semua karakter dari bidang kata sandi. Setelah mengklik “OK,” prompt kata sandi akan dihapus.

Sisipkan tanda lipatan

Masalah: Meskipun memiliki banyak pilihan, Microsoft Word masih kekurangan fungsi yang memungkinkan Anda memasukkan tanda pelubang atau lipatan dengan mudah di tempat yang tepat. Ini membuatnya lebih mudah untuk melipat surat atau dokumen dengan benar. Bagaimana Anda bisa membantu diri sendiri?

Solusi: Seperti untuk hampir semua hal lainnya, ada standar desain surat bisnis dalam format DIN A4 – dalam hal ini DIN 676 yang menentukan (Formulir A untuk surat bisnis dengan kop surat kecil, Formulir B untuk yang berkop kop surat diperpanjang). Untuk memasukkan tanda lipatan dan lubang yang benar ke dalam dokumen, buka file Word kosong dan masukkan tanda yang sesuai di sana.

Langkah pertama, buat garis yang menunjukkan tanda lipatan. Di menu “Sisipkan,” pilih “Bentuk” dan gambar garis pendek. Tekan tombol Shift untuk membuat garis horizontal.

Atur panjang tanda lipatan menjadi 3 mm di “Format Bentuk” dengan memasukkan 0,3 cm di bidang Ukuran.

Selanjutnya, posisikan garis dengan klik “Posisi -› Opsi tata letak lainnya…”. Untuk perataan horizontal, masukkan posisi absolut 0,5 cm di tepi kanan halaman, dan untuk perataan vertikal, masukkan posisi absolut 8,7 cm (Bentuk A) atau 10,5 cm (Bentuk B) dari bagian bawah halaman.

Untuk tanda lipatan kedua, ulangi dengan nilai 0,5 cm dan 19,2 cm (Bentuk A) atau 21 cm (Bentuk B). Untuk tanda punch, buat garis baru dengan panjang 1/4 inci, posisi absolut 1/4 inci di sebelah kanan halaman, dan 5,75 inci di bawah halaman. Anda dapat menyimpan dokumen ini sebagai templat Word untuk digunakan kembali.

Anda juga bisa mencapai hasil yang sama lebih cepat dengan menggunakan wizard kartu lipat dan punch gratis dari Smarttools.

Buat direktori otomatis

Masalah: Dalam dokumen panjang dengan banyak elemen grafik, ada baiknya memasukkan tabel gambar otomatis. Bagaimana cara kerjanya?

Solusi: Tabel angka otomatis membutuhkan dua langkah. Langkah pertama adalah memberi label pada setiap gambar. Untuk melakukan ini, klik gambar pertama dan kemudian pergi ke entri bilah menu “Referensi” – dalam beberapa versi Word ini juga disebut “Referensi”. Di sana Anda mengklik “Sisipkan keterangan” dan atur di jendela dialog di bawah “Keterangan” apakah objek yang dipilih adalah gambar, rumus, atau tabel.

Tab Posisi menentukan apakah keterangan harus muncul di atas atau di bawah gambar. Silakan masukkan teks di bidang “Label” dan konfirmasikan dengan mengklik “OK”. Lanjutkan dengan cara yang sama dengan ilustrasi lainnya. Word secara otomatis mengenali urutan gambar dan memberi mereka nomor yang benar.

Kemudian, pada langkah kedua, masukkan daftar gambar. Untuk melakukan ini, klik pada posisi di dokumen yang Anda inginkan nanti dan kemudian klik “Sisipkan tabel gambar” di area “Teks” di menu “Referensi” atau “Tautan”. Di sini, di bagian “Umum”, Anda dapat kembali membedakan antara gambar, rumus, dan tabel, dan dengan cara ini juga membuat daftar rumus atau tabel. Di bawah “Format” Anda dapat memilih dari beberapa desain untuk daftar gambar. Mengklik “OK” menyelesaikan proses.

Jika nanti Anda ingin memperbarui indeks, misalnya karena angka baru telah ditambahkan atau nomor halaman telah berubah sementara itu, cukup klik di atasnya lalu klik fungsi “Perbarui indeks angka” di menu.

Transkripsi file audio ke teks

Gambar: I.D.G

Masalah: Di era konferensi video, terkadang cukup berguna untuk mengonversi konten menjadi dokumen. Tapi mendengarkan dan mengetik itu membosankan. Bisakah transkripsi seperti itu dilakukan secara otomatis dengan Word?

Solusi: Versi berbayar Microsoft 365 memungkinkan Anda melakukan hal itu, menyalin teks dari file audio atau video langsung ke dokumen Word. Microsoft 365 memungkinkan lima jam transkripsi per akun pengguna per bulan, tetapi versi Word yang terinstal secara lokal hanya memiliki fungsi dikte dan bukan fungsi transkripsi.

Berikut cara kerjanya: Buka www.office.com di browser Anda dan masuk dengan akun Microsoft 365 Anda. Buat dokumen kosong, di menu Mulai, perluas menu Mikrofon dan buka Transkripsi.

Kolom baru akan terbuka di sisi kanan. Di atas Anda mengatur bahasa di mana file video atau audio tersedia. Di bagian bawah kolom terdapat informasi berapa dari 300 menit gratis yang telah Anda gunakan pada bulan ini. Kemudian klik “Unggah audio”. Word mendukung format audio WAV, MP4, M4A dan MP3 dan ukuran file hingga 300 MB.

Pengunggahan dan transkripsi akan memakan waktu lama tergantung pada bandwidth internet. Word kemudian menampilkan teks dengan nomor pembicara dan stempel waktu di kolom sebelah kanan. Jika Anda menggerakkan penunjuk mouse ke salah satu entri, simbol pensil akan muncul untuk diedit. Kesalahan besar dapat diselesaikan di sini.

Jika Anda ingin mendengar bagian teks lagi dalam aslinya, cukup klik stempel waktu terkait. Word sekarang akan memutar rekaman dari titik ini. Untuk menambahkan semua paragraf ke dokumen, klik Tambahkan ke Dokumen. Selain teks murni, ada juga opsi untuk mengadopsi pembicara, stempel waktu, atau keduanya.

Lebih cepat dengan modul teks

Masalah: Modul teks yang sering dibutuhkan, seperti alamat, disclaimer atau salam, harus diketik berulang kali. Tidak bisakah Word bekerja?

Solusi: Modul teks yang sering diperlukan dapat disimpan sebagai teks otomatis. Misalnya, alih-alih mengetikkan “Salam” berulang kali, sorot kata-kata tersebut dan tekan Alt-F3. Jendela “Buat blok baru” muncul. Fungsi ini juga dapat Anda akses melalui “Blok cepat -› Pengelola blok…” di menu “Sisipkan”. Di Word versi 2016, Microsoft menyebutnya sebagai “Organizer for Building Blocks…”. Di bidang “Nama”, masukkan formulir pendek yang mudah Anda ingat untuk modul teks, dalam contoh mfg.

Untuk memasukkan sapaan nanti, cukup masukkan mfg dan tekan tombol F3. Word biasanya menyimpan modul teks di file “Normal.dotm”.